Política de Tratamiento de Datos Personales

1.Identificación del responsable

SUPERHOST LOFT es una empresa dedicada a la prestación de servicios de alojamiento turístico en viviendas turísticas y a la administración de inmuebles destinados a rentas cortas en Colombia. En desarrollo de esas actividades recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales, y actúa como responsable del tratamiento de las bases de datos que se describen en esta política.

2.Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

Aplica a todas las bases de datos, físicas o digitales, que contengan datos personales tratados por SUPERHOST LOFT, y es de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores, contratistas y para los terceros que traten datos por cuenta de la Compañía.

3.Definiciones

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los datos biométricos.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en esta política, SUPERHOST LOFT.
• Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable, como un proveedor de software.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre la existencia de esta política y las finalidades del tratamiento.

4.Principios

SUPERHOST LOFT aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo trata los datos necesarios para las finalidades informadas, no los comparte con terceros no autorizados y los protege con medidas razonables de seguridad.

5.Datos que tratamos y finalidades

A continuación se describen los grupos de titulares, los datos que se recolectan y las finalidades de cada tratamiento.

5.1 Huéspedes

Datos: nombre, número y tipo de documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento, datos de contacto (teléfono, correo), fechas y detalles de la reserva, acompañantes, copia o fotografía del documento de identidad, información de pago y comunicaciones sostenidas durante la estadía. Cuando la reserva se hace a través de una plataforma (Airbnb, Booking.com u otras), la Compañía recibe de la plataforma los datos necesarios para gestionar la reserva.

Finalidades:

• Gestionar la reserva, celebrar y ejecutar el contrato de hospedaje, y realizar el check-in y el check-out.
• Verificar la identidad de los ocupantes y controlar el acceso al inmueble, por la seguridad de los huéspedes, los vecinos y los bienes.
• Cumplir las obligaciones legales del prestador de servicios turísticos, en especial el diligenciamiento de la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA) ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y el reporte de huéspedes extranjeros en el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE) de Migración Colombia.
• Expedir facturas, gestionar pagos, depósitos, reembolsos y cumplir obligaciones contables y tributarias.
• Comunicarse con el huésped antes, durante y después de la estadía, incluida la atención de solicitudes, novedades, quejas y reclamaciones.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas y ejercer o defender los derechos de la Compañía.
• Previa autorización específica, enviar ofertas, promociones e información comercial de SUPERHOST LOFT, y realizar encuestas de satisfacción.

5.2 Propietarios de inmuebles y clientes de administración

Datos: nombre, documento, datos de contacto, datos del inmueble, información bancaria para giros y liquidaciones, y comunicaciones relacionadas con la gestión.

Finalidades: celebrar y ejecutar los contratos de administración o mandato, rendir cuentas, liquidar y girar los ingresos, expedir facturas, cumplir obligaciones contables y tributarias, y enviar información comercial sobre los servicios de la Compañía cuando el titular lo autorice.

5.3 Colaboradores, contratistas y candidatos

Datos: datos de identificación y contacto, hoja de vida, formación y experiencia, datos para el pago de nómina u honorarios, afiliaciones a seguridad social y, cuando la ley lo exige, datos de salud ocupacional.

Finalidades: adelantar procesos de selección, celebrar y ejecutar contratos laborales o de prestación de servicios, pagar salarios u honorarios, cumplir obligaciones laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo, y expedir certificaciones.

5.4 Proveedores y aliados

Datos: datos de identificación y contacto de la persona natural o del representante o contacto de la persona jurídica, información tributaria y bancaria.

Finalidades: seleccionar, contratar y evaluar proveedores, gestionar pagos y cumplir obligaciones contables y tributarias.

5.5 Visitantes de la página web y contactos comerciales

Datos: nombre, teléfono, correo, mensajes enviados por formularios, WhatsApp o redes sociales, e información de navegación recolectada mediante cookies.

Finalidades: responder solicitudes de información o cotización, gestionar reservas directas, enviar información comercial cuando el titular lo autorice, y analizar el uso del sitio para mejorarlo.

5.6 Videovigilancia

En algunos inmuebles operan cámaras de videovigilancia ubicadas exclusivamente en accesos y zonas comunes, nunca al interior de las unidades. Las imágenes se usan solo para la seguridad de personas y bienes, se conservan por un máximo de 30 días, salvo que se requieran como prueba de un incidente, y la presencia de las cámaras se informa mediante avisos visibles.

6.Datos sensibles y datos de menores de edad

Datos sensibles. SUPERHOST LOFT no solicita datos sensibles salvo los estrictamente necesarios. La fotografía contenida en el documento de identidad puede considerarse un dato sensible; se solicita únicamente para verificar la identidad de los ocupantes y controlar el acceso al inmueble. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles; si no desea enviar la fotografía del documento, podrá acordar con la Compañía la verificación presencial de su identidad al ingreso. Los datos exigidos por la ley para la TRA y el SIRE sí son obligatorios para prestar el servicio de alojamiento.

Menores de edad. Los menores solo pueden alojarse acompañados de al menos uno de sus padres o de su representante legal, quien suministra y autoriza el tratamiento de sus datos. Los datos de menores se tratan únicamente para el registro legal del alojamiento y la seguridad, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

7.Autorización del titular

SUPERHOST LOFT solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, por medios que permitan conservar prueba de ella: formularios físicos o digitales, casillas de aceptación en la página web o en el formulario de registro de huéspedes, mensajes de datos, o conductas inequívocas del titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su autorización.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil de las personas. En particular, el reporte de huéspedes en la TRA y el SIRE obedece a una obligación legal.

El titular puede revocar su autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.

8.Circulación de los datos: con quién los compartimos

SUPERHOST LOFT no vende ni alquila datos personales. Solo los comparte en los siguientes casos y en la medida necesaria para cada finalidad:

• Autoridades: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (TRA), Migración Colombia (SIRE), DIAN, autoridades judiciales, de policía o administrativas que los requieran en ejercicio de sus funciones.
• Plataformas de reserva: Airbnb, Booking.com y otras plataformas por las que se realiza la reserva, que actúan como responsables independientes de los datos que recolectan conforme a sus propias políticas.
• Encargados del tratamiento: proveedores de software de gestión de reservas y mensajería, servicios de almacenamiento en la nube, herramientas de inteligencia artificial para la atención de mensajes, facturación electrónica, pasarelas de pago, contabilidad y asesoría legal. Con ellos se suscriben acuerdos o se verifican condiciones que les exigen tratar los datos solo por cuenta de la Compañía y con medidas de seguridad adecuadas.
• Personal operativo: colaboradores de limpieza, mantenimiento y recepción, que acceden solo a los datos necesarios para atender la estadía (por ejemplo, nombre y fechas).

Los datos de los huéspedes no se entregan a los propietarios de los inmuebles administrados, salvo los estrictamente necesarios para la seguridad del inmueble, para atender un incidente o cuando exista autorización del titular u orden de autoridad. A los propietarios se les entregan cifras agregadas que no identifican a los huéspedes.

Transferencia y transmisión internacional. Algunas plataformas y proveedores tecnológicos almacenan información en servidores ubicados fuera de Colombia. Al autorizar esta política, el titular acepta que sus datos puedan transmitirse o transferirse a esos países, que ofrecerán niveles adecuados de protección o garantías contractuales equivalentes, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

9.Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su calidad.

10.Deberes de SUPERHOST LOFT

La Compañía cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar al titular el ejercicio de sus derechos, conservar prueba de la autorización, informar las finalidades, conservar la información con seguridad para impedir su pérdida, consulta o uso no autorizado, actualizar y rectificar la información, tramitar consultas y reclamos en los términos de ley, e informar a la SIC los incidentes de seguridad que afecten las bases de datos.

11.Procedimiento para consultas y reclamos

Canales de atención: correo reservas@superhostloft.com, WhatsApp o teléfono +57 3107541755 y dirección física Calle 135 B #109 C 33, Bogotá DC. La solicitud debe incluir el nombre e identificación del titular, la descripción de lo que solicita, la dirección o correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, la Compañía pedirá al interesado, dentro de los 5 días siguientes a su recibo, que subsane las fallas. Si transcurren 2 meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo. Mientras el reclamo está en trámite, la base de datos incluirá la leyenda “reclamo en trámite”. El titular solo podrá acudir a la SIC después de agotar este trámite ante la Compañía (artículos 14, 15 y 16 de la Ley 1581 de 2012).

12.Área responsable

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo de la Gerencia de SUPERHOST LOFT, a través de los canales indicados en el numeral 11.

13.Seguridad de la información

SUPERHOST LOFT adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas: acceso restringido por usuario y contraseña, acceso del personal solo a los datos necesarios para su labor, compromisos de confidencialidad con colaboradores y contratistas, uso de proveedores tecnológicos con estándares reconocidos de seguridad, y eliminación de la información cuando se cumple su plazo de conservación.

14.Tiempo de conservación

Los datos se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los deberes legales:

15.Cookies y página web

El sitio www.superhostloft.com puede usar cookies propias y de terceros para su funcionamiento, para recordar preferencias y para obtener estadísticas de navegación. El usuario puede configurar su navegador para bloquearlas o eliminarlas, aunque algunas funciones del sitio podrían verse afectadas. Los enlaces a sitios de terceros, como las plataformas de reserva, se rigen por las políticas de esos terceros.

16.Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 23 de marzo de 2023. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y los deberes legales de conservación. Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares por la página web o por los canales de contacto disponibles antes de su implementación y, cuando se refiera a las finalidades, se solicitará una nueva autorización.